ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ระบบ ECM) เป็นเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการจัดการการจัดเก็บการค้นคืนและการปกป้องข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรใด ๆ
บางคนสับสนระบบ ECM และ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (SED). ความสับสนระหว่างคำจำกัดความเหล่านี้เกิดขึ้นเนื่องจากบ่อยครั้งที่ EDMS นอกเหนือจากโมดูลการจัดการเอกสารขององค์กรแล้วยังมีความสามารถบางอย่างของ ECM ด้วย ตัวอย่างเช่นปฏิสัมพันธ์ของเจ้าหน้าที่ในการจัดเตรียมเอกสาร ในสถานการณ์เช่นนี้ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะหารือเกี่ยวกับการขยายฟังก์ชันการทำงานไปยังระบบ ECM
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างระบบ ECM และ EDMS คือนอกเหนือจากการรักษาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรแล้วระบบ ECM ยังสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรและยังให้กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ
ด้วยการใช้ระบบ ECM ทำให้ทรัพยากรแรงงานได้รับการปรับให้เหมาะสมและต้นทุนการดำเนินงานขององค์กรลดลงอย่างมาก
โดยทั่วไประบบ ECM จะรวมส่วนย่อย (โมดูล) ต่อไปนี้ซึ่งแต่ละส่วนจะรวมเข้ากับส่วนย่อยที่เหลือและยังสามารถแยกออกจากกันได้
บางส่วนมีการนำเสนอด้านล่าง:
- โมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร
- โมดูลสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ
- โมดูลการจัดการเนื้อหาเว็บสำหรับเว็บไซต์ขององค์กรหรือพอร์ทัล
- โมดูลการจัดการเนื้อหาสื่อ
- โมดูลการจัดการความรู้
- โมดูลควบคุมการเข้าถึงเนื้อหาให้ข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่คำนึงถึงเวลาและสถานที่
แต่ละส่วนย่อยต้องใช้ทักษะและความสามารถบางอย่าง ตัวอย่างเช่นการจัดการเนื้อหาเว็บของไซต์ขององค์กรหรือพอร์ทัลจำเป็นต้องมีความรู้เฉพาะเกี่ยวกับการดูแลระบบทรัพยากรอินเทอร์เน็ตและโมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรต้องการความเฉพาะเจาะจงของการเคลื่อนไหวภายในของเอกสาร
ระบบ ECM รวมเนื้อหาของเอกสารและลักษณะการจัดการขององค์กรสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการจัดการเอกสารและลดจำนวนขั้นตอนการทำงานสำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจ สิ่งนี้ทำให้เนื้อหาขององค์กรพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเพื่อให้งานสำเร็จได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ